転職する前に

電話対応が怖い!?転職する前に知っておくべき電話対応の仕方

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突然ですが、あなたは今まで会社の電話対応をしたことがありますか?

特に大きな会社にいる方ほど、会社に掛かってきた電話の対応をすることは少ないと思います。

しかし転職を機に中小企業や事務職など、電話対応を頻繁にしなければならなく可能性もあったりしますので、電話対応をしたことがない方にとっては、まさに冷や汗ものですよね(笑)

なので転職をする前に、念のため正しい電話対応の仕方を知っておきましょう!




 

電話を取る適切な速さは?

まず電話を取る時のスピードですが、これは「なるべく早く」を心がけてください。

基本的にビジネスマナーの世界では「3コール以内」と言われていますが、取れる電話が取れる状況なのであれば、すぐに電話を取る方がいいです。

ちなみによく新人などで1〜2コールくらい置いてから電話を取る人がいますが、あれは絶対やめた方がいいです。

相手に対する気遣いのつもりかもしれませんが、周りから見ると他の人が先に取るのを待っているようにも見えますし、相手から見ても電話を取るのが遅いというだけで不信感に繋がることがあるからです。

なので電話は必ず最短で出られるようにしましょう。

誰よりも先に電話を取る意識があれば、仕事に対する姿勢も認められやすいですよ!

 

電話対応の最初の言葉

電話を出る時に何て言って出たらいいかというのが、恐らく電話対応をする上での一番の不安だという方も多いでしょう。

これも基本的な例文があったりはするのですが、実際のところこれは会社によって言い方が違うので、周りの応対の仕方をそのまま真似るのが、現実的に言えば一番確実だったりします。

「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯の◯◯が承ります」
「お電話ありがとうございます。株式会社◯◯でございます」
「おはようございます。◯◯でございます」
「はい◯◯です」

自分が聞くのは大体こんな感じの応対の仕方なのですが、会社によって結構違いますよね。

なので電話対応の最初の言葉は、周りの電話応対の仕方を真似するのがベターです。

もしそれを一度も聞かないまま電話対応をすることになったとしたら、とりあえず一番丁寧な言い方をしておけば問題ありません(笑)

 

電話対応は明るく元気な声で!

しかし電話を受ける時の一番のポイントは「何て言うか」ではなく「明るく元気に対応できるか」です。

何故かと言いますと、電話を受けた人の印象で会社の印象まで決まってしまうからです。

もし自分が電話を掛ける側の立場だったら、焦ってたり声が小さい人よりかは、「はい、◯◯商事です!」何て簡潔な言い方でも明るく元気な方が気持ちいいですよね!

正直電話を出る時に何ていうかはさほど重要ではないですし、転職してきた人であれば「前の会社はああやって言うんだな」くらいにしか周りは思いません。

なので電話対応が初めてという方は、まず明るく元気に対応することを意識しておきましょう!

 

電話対応の際はメモを取ることを忘れずに

転職してからしばらくは、主な取引先も把握し切れていなければ、担当者の名前も把握できていないと思います。

なので必ずメモ帳を近くに置いておき、電話対応の際は必ず先方の社名及び氏名はメモをするようにしましょう。

電話対応の際は要件を伺うことが大半だと思うのですが、その要件も必ず簡易的でいいのでメモを残しておくようにしましょう。

転職前は頭の中で記憶出来ていたとしても、転職したばかりの時は聞き慣れない単語も多いですし、他に覚えることも膨大にありますので、後になって忘れてしまう可能性もあります。

うっかり忘れてしまっては後で大変なことになるので、電話対応の際は必ずメモを取る習慣をつけておきましょう。

 

要件は必ず復唱

伺った要件に関しては、必ず復唱をしておくようにしましょう。

実際こちら側の聞き間違えが原因で大問題もなるケースは多々ありますので、要件は必ず復唱する意識を忘れずに。

特に金額や発注数など、直接会社の資産に関わる部分は、より気をつけておきたいところですね。

 

その他細かい応対の仕方

電話対応には他にも細かい対応の仕方が色々あります。

例えば電話をお待たせしてしまった時の対応方法や、相手がいつまでも電話を切らない時はどうしたらいいかなど(笑)

そういったこともご紹介していこうと思いますが、ここから書くとすごく長くなってしまいますので・・・

続きは次回の記事にて書いていきたいと思います!

続きはこちら:電話対応の質を向上させるために知っておくべき、細かい電話のビジネスマナー

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