転職する前に

電話対応の質を向上させるために知っておくべき、細かい電話のビジネスマナー

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前回の続きです!

(前回記事:電話対応が怖い!?転職する前に知っておくべき電話対応の仕方

電話対応の基本的な事項は前回ご紹介しましたので、そちらから知りたい方は前回記事からお読みください。

今回は前回書ききれなかった細かい電話対応のマナーや作法について書いていきますね。

電話対応の質はそのまま会社自体の評価にも繋がってしまいますので、細かい電話対応のマナーも学んでおきましょう!




 

電話を取るのが遅くなってしまった場合の対応(3コール以上)

電話に出られずお客様をお待たせしてしまった場合、当然ですが通常通りの挨拶では失礼にあたりますよね。

なので目安として3コール以上お待たせしてしまった場合には、「お待たせいたしました。株式会社◯◯でございます」と最初に「お待たせいたしました」をつけるのが基本です。

もし電話対応が出来るものがおらず、長らくお待たせしてしまったような場合には、

最初に一言「大変お待たせいたしました」とお伝えするのが理想です。

会社によっては、3コール以上で「大変お待たせいたしました」というところもありますので、そういった部分は会社の風土に合わせましょう。

 

電話を代わる際は、必ず一旦保留し対応できるか確認

例えば「担当のAさんいらっしゃいますか?」と言われ、Aさんがすぐ近くにいたとします。

更にこちらの目には、Aさんは少し手が空いてそうに見えました。

そんな時「Aですね!すぐにお代わりいたします!」なんて言ってしまう方がいますが、これはNGです。

もしかしたらAさんはこの後大切なお客様の対応をしなければならないかもしれませんし、必ずしも電話対応が出来る状況かどうかはわかりませんよね。

なのでどのような状況であっても、必ず一旦保留にし本人に確認をしましょう。

あと保留にせず「Aさん電話出れますかー!?」なんて聞くのもダメですよ(笑)

 

電話を切る時

電話を切るときの対応はお分かりかと思いますので、簡単に細かいところだけ。

まずガチャっと切ったり、用件が終わった後すぐに電話を切るのはNGです。

それさえ守っていればまず問題ないかと思いますが、電話を切る時に困るのは、相手がいつまでも電話を切らないパターンです(笑)

相手がいつまでも切らない時、こちらも相手が切るまで待つのが正解かと思う方もいますが、そうなると何だか意地の張り合いみたいになってしまうこともありますし、そもそもお互いにとって無駄な時間ですよね。

なので相手が電話を切らない場合には、3秒以上置いてこちらから受話器を置いてあげるのが正解です。

ちなみに自分は1分くらい、取引先と無言電話をしたことがあります(笑)

 

電話対応の細かいマナーを知り、対応の質を向上させましょう!

前回記事と合わせてだいぶ長くなってしまいましたが、今回書いたことだけ押さえておけば、とりあえず転職時の初めての電話対応でも困ることはないと思います!

ただどれだけ知識をつけたとしても、電話対応の経験を積むまではやはり緊張してしまうと思いますので、まず転職後は誰よりも多く電話を取って経験を積みましょう。

誰よりも電話を取るだけで「お、コイツやる気あるな!」と周りから思われるので一石二鳥ですよ♪

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